Dobry food cost nie oznacza dobrej imprezy. Rzeczywisty koszt realizacji to surowce, praca, transport, sprzęt i usługi zewnętrzne, policzone po wydarzeniu i porównane z wyceną.
Ta sama realizacja ma trzy koszty, liczone w różnym czasie. Każdy odpowiada na inne pytanie.
Z wyceny: menu, liczba gości, obsada, kursy i sprzęt. Mówi, ile realizacja powinna kosztować.
Z zamówień kuchni i zakupów. Mówi, ile zobowiązałeś się wydać.
Z wydań, rozliczonych godzin, faktur i zwrotów. Mówi, ile realizacja naprawdę kosztowała.
Wycenę robisz na koszcie planowanym. Rentowność oceniasz dopiero na koszcie rzeczywistym, a różnica między nimi pokazuje, gdzie wycena się myli.
Do kosztu realizacji wliczamy tylko to, co powstało przez tę imprezę. Czynsz, księgowość i inne koszty stałe firmy pokrywa zysk ze wszystkich realizacji, więc zostają poza tym rachunkiem.
| Grupa | Co obejmuje |
|---|---|
| Surowce | Wydania z magazynu na realizację, zakupy spożywcze dokonane specjalnie na nią, minus zwroty, które wróciły do użycia |
| Praca | Godziny ludzi przy tej realizacji: przygotowanie, produkcja, obsługa, montaż i rozbiórka, osoby z agencji |
| Transport | Kursy własne, przewoźnik zewnętrzny, parkingi i opłaty drogowe |
| Sprzęt i materiały | Wynajem, naczynia jednorazowe, opakowania, straty i zniszczenia sprzętu |
| Usługi zewnętrzne | Podwykonawcy, na przykład bar, cukiernia, obsługa techniczna |
| Pozostałe | Opłaty związane z miejscem i inne koszty tylko tej imprezy |
Sprzęt, usługi i pozostałe koszty bierzesz wprost z faktur i protokołów zwrotu. Strata sprzętu to wartość tego, co nie wróciło albo wróciło zniszczone.
Dane przykładowe. Gala jubileuszowa na 300 osób, cena 180 zł netto za osobę, czyli przychód 54 000 zł.
| Grupa | Plan | Wykonanie | Różnica |
|---|---|---|---|
| Surowce | 18 400 zł | 16 980 zł | −1 420 zł |
| Praca | 8 400 zł | 9 520 zł | +1 120 zł |
| Transport | 2 700 zł | 3 150 zł | +450 zł |
| Sprzęt i materiały | 1 800 zł | 2 050 zł | +250 zł |
| Koszty bezpośrednie | 31 300 zł | 31 700 zł | +400 zł |
Surowce: wydania 16 720 zł, zakup dodatkowy 640 zł, zwroty 380 zł. Praca: 238 godzin zamiast 210, po 40 zł. Transport: dodatkowy kurs 450 zł. Sprzęt: strata 250 zł.
Food cost spadł z 34,1% do 31,4%, a mimo to wynik się pogorszył. Oszczędność na surowcach zjadła dłuższa praca i dodatkowy kurs.
Zysk po kosztach bezpośrednich:
Marża po kosztach bezpośrednich spadła z 42,0% do 41,3%. Rzeczywisty koszt na osobę to 105,67 zł. Czym różni się marża od narzutu, wyjaśniamy w artykule Marża a narzut w wycenie menu.
Najwięcej błędów powstaje, gdy realizację zamyka się, zanim spłyną wszystkie koszty. Przy każdej grupie zaznacz: „kwota znana” albo „czekam”.
| Grupa | Na co czekasz najczęściej |
|---|---|
| Surowce | Zwroty z realizacji przyjęte na magazyn |
| Praca | Rozliczone godziny i faktura agencji |
| Transport | Faktura przewoźnika, rozliczenie parkingów |
| Sprzęt i materiały | Protokół zwrotu, faktura za wynajem |
| Usługi zewnętrzne | Faktury podwykonawców |
Wynik realizacji uznajesz za pełny dopiero wtedy, gdy przy każdej grupie stoi „kwota znana”.
Wycena na cenach sprzed kilku miesięcy zaniża koszt planowany.
Co wróciło i nadaje się do użycia, nie jest kosztem tej realizacji.
Koszt pracy liczony od stawki pracownika pomija składki i inne koszty pracodawcy.
Jego godziny są albo w pracy, albo w transporcie.
Dodatkowy dowóz bez wpisu w koszty zawyża wynik imprezy.
Karton i opakowanie zbiorcze kosztują więcej niż gramatura z receptury.
Dla jednej realizacji KAPChef zestawia koszt planowany z kalkulacji menu, zamówiony z zamówień sekcyjnych i wydany z wydań magazynu.
Godziny pracy na realizacji, kursy, faktury przewoźników, kilometrówka i parkingi są w swoich modułach. Nie łączą się jeszcze w jeden wynik realizacji, więc pełny koszt składasz dziś z kilku miejsc. Połączenie ich jest w planach rozwoju.
Czy KAPChef liczy pełny koszt całej realizacji?
Częściowo. Surowce zestawia dla całej realizacji w trzech momentach: planowanym, zamówionym i wydanym. Praca i transport są rozliczane w osobnych modułach.
Czy koszt liczy się od cen netto czy brutto?
Zawsze od cen netto. VAT nie jest kosztem firmy, która go odlicza, a stawki różnią się między pozycjami.
Pokażemy plan, zamówienia i wydania na danych przykładowych.
Wszystkie liczby w artykule są przykładowe. Kwoty netto, wyniki zaokrąglone do grosza i do 0,1 punktu procentowego.